خطمشی گذاری به عنوان هنر یک سازمان
همواره در سازمان های بزرگ عمومی و بصورت خاص سازمان های دولتی و شبه دولتی از کمبود فرایند خطمشی گذاری و مهارت در آن رنج می بریم و این ضعف در دو سمت مدیریت و ارباب رجوع تاثیر مستقیم دارد. بر اساس مدل حکمرانی شرکتی؛ خطمشی مجموعه اصول مدونی است که برای هدایت تصمیم و دستیابی به اهداف منطقی طراحی شده است. خطمشی سازمان راهنمای عملیاتی دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است. استونر سلسله‌مراتب برنامه‌ها را به صورت ماموریت یا هدف دوربرد، اهداف کوتاه‌مدت، استراتژی، برنامه عملیاتی ترسیم کرده است.با بررسی سلسله‌مراتب سازمانی در می‌یابیم که برنامه‌ها تعیین کننده فعالیت‌های آینده هستند. در سلسله‌مراتب برنامه ها، هر برنامه، برنامه قبل از خود را تفسیرنموده، بسط می‌دهد و تعریف عملیاتی از آن ارائه می‌نماید. خطمشی در سطح سازمان نوعی برنامه است که برای اجرای برنامه‌های همیشگی و تکراری کمک میکند. راهنمای عمل برای آن گونه برنامه هاست. در این مقاله به تعریف، مفهوم، اهمیت و نحوه تدوین خطمشی سازمان پرداخته شده است.
خطمشی باید از صراحت وضوح، قابلیت اجرا، انعطاف پذیری، جامعیت، هماهنگی، مستدل بودن، متمایز بودن از قانون و کتبی بودن برخوردار است. نویسندگان مختلف از مفهوم خطمشی تعاریف گوناگونی را ارائه داده اند: هارولد لاسول خطمشی را یک برنامه طراحی شده از اهداف، ارزش‌ها و اقدامات می‌داند. آستن رنی خطمشی را به منزله خطوط تعیین شده اقدامات یا بیان خواسته‌ها می‌داند. بطورکلی، هر آنچه را که سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند که به انجام رسانند یا از اجرای آن ممانعت به عمل آورند، می‌توان خطمشی تلقی نمود.
خط‌مشی‌ها اصولی هستند که با تصمیم ها، اقدامات و فعالیت‌های سازمان جهت می‌دهند و آنها را در مسیر تحقق اهداف تنظیم می‌نمایند. خطمشی نشانگر خواست‌ها و انتظارات بخش‌های سازمان است که در فرایند تصمیم‌گیری به صورت آیین نامه ها، قوانین و مقررات اجرایی، تقنینی و قضایی منعکس می‌شود. در مجموع آنچه که در همه تعاریف به طور مشترک وجود دارد آن است که خطمشی در مورد فرایند یا الگوی فعالیت‌ها یا تصمیماتی است که برای جبران مشکلات عمومی چه حقیقی و چه مجازی اتخاذ می‌شود.
استراتژی روش و ابزار دستیابی به اهداف بلندمدت سازمان است. اهداف بلندمدت نیز از طریق اهداف کوتاه‌مدت پژوهشگر می‌شوند. برای انجام اهداف کوتاه‌مدت از خظ‌مشی‌ها، روندها و رویه‌هایی استفاده می‌شود که براساس استراتژی سازمانی تنظیم می‌شوند.
خطمشی (Policy) : مجموعه اصول و قواعدی است که تصمیم‌گیری‌های سازمان را جهت‌دهی میکند و در بستر آن، رویه‌ها و فرآیندها شکل می‌گیرند. خطمشی قوانین کسب‌وکار و دستورالعمل‌های یک سازمان است که با هدف اطمینان از سازگاری و انطباق مسیر سازمان با اهداف استراتژیک آن تدوین می‌شود. خط‌مشی‌های سازمان در بستر قوانین آن سازمان، واحد سازمانی یا بخش شکل می‌گیرد.
روند (Procedure) : الگو و شمای کلی و گام‌های اصلی را نشون می‌دهد که برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت باید طی شود.
رویه (Process) : جزئیات بیشتری از مسیر را جهت دستیابی به اهداف بیان میکند
خطمشی یک مفهوم کلیدی در مدیریت استراتژیک می‌باشد. بیش از آنکه به جایگاه خطمشی در مدیریت استراتژیک پرداخته شود لازم است تا مروری کوتاه در اهمیت و ضرورت برنامه‌ریزی صورت گیرد. برنامه‌ریزی از وظایف بسیار مهم مدیران و مقدم بر تمامی جنبه‌های دیگر مدیریت می‌باشد. تحقق اهداف فردی و سازمانی مستلزم برنامه‌ریزی است، بطوریکه حتی برای نیل به هدفی کوچک نیز باید برنامه‌ریزی صورت گیرد. برنامه‌ریزی دارای سلسله‌مراتب ویژه‌ای است که در همه کتب مدیریت استراتژیک به آن تأکید می‌شود. یک برنامه با بیانیه فلسفه وجودی (رسالت، مأموریت و اهداف بلندمدت) آغاز می‌شود، سپس اهداف کوتاه‌مدت بر اساس فلسفه وجودی سازمان تعیین می‌شود. بعد از اهداف کوتاه‌مدت استراتژی های، خطمشی ها، رویه ها، مقررات و برنامه‌های عملیاتی قرار می‌گیرند. این سلسله‌مراتب در نمودار زیر به تصویر درآمده است.
- رسالت
- اهداف کوتاه‌مدت
- استراتژی
- خطمشی
- رویه و مقررات
- برنامه‌های عملیاتی
با توجه به نمودار فوق و جایگاه خطمشی در برنامی‌ریزی و مدیریت استراتژیک مشخص می‌شود که خط‌مشی‌ها مهمترین ابزار مدیران در جهت تحقق استراتژی‌های سازمان می‌باشند. وقتی که از رویکردهای تجزیه و تحلیل خطمشی صحبت می‌شود، منظور روش‌های متعددی است که توسط پژوهشگران علوم اجتماعی در مورد تجزیه و تحلیل خطمشی انجام گرفته است. هر تحلیل گر خطمشی به طور صریح یا غیر صریح رویکردی را به کار می‌گیرد که با شرایط و ویژگی‌های او سازگاری بیشتری دارد. با این وجود هیچ دیدگاه واضح و منحصر به فردی برای تجزیه و تحلیل خطمشی وجود ندارد. رویکرد اقتصادسنجی، رویکرد دیگری است که بیشتر مبتنی بر نظریه‌های اقتصادی است که در آنها فرض می‌شود. طبیعت و سرشت انسان ذاتاً عقلانی است و یا منافع شخصی محض به آن انگیزه می‌دهد.
شاید متداول ترین رویکرد مورد قبول تشخیص مراحل فرایند خطمشی و پس از آن تجزیه و تحلیل عوامل تعیین کننده هر مرحله خاص باشد و به آن رویکرد فرایندی، خطمشی گفته می‌شود. در رویکرد تخصصی، خطمشی به عنوان یک حوزه کاملاً ویژه و مجزا مورد مطالعه قرار می‌گیرد. اقبال آنچنانی نسبت به این رویکرد وجود ندارد و معمولاً این حیطه از مطالعات به همراه سایر جنبه‌های برنامه‌ریزی استراتژیک مطالعه می‌شود. در رویکرد منطقی- اثبات گرا که رویکرد رفتاری و یا عملی نیز نامیده می‌شود استفاده از نظریه ها، مدل ها، آزمون فرضیه ها، داده‌های پیچیده، روش مقایسه‌ای و تحلیل آماری دقیق استنتاج شده قیاسی را توصیه میکند.
دکتر عباس خداپرست
#خطمشی #سازمان #دکتر_عباس_خداپرست #مدیر #مدیریت #دولت #مدیریت_دولتی
